Après plusieurs années de bataille avec mes mails, j’ai mis en place les trois règles suivantes pour la gestion de mes mails:
- Je vous garantis une réponse dans les 24 heures.
- Si je suis en copie, c’est que le message n’est que pour information et que je n’ai aucune action à prendre et que vous n’attendez pas de réponse de ma part.
- Le mail n’est pas une preuve d’une conversation verbale.
Pour ma part, le meilleur moyen pour rester à jour est de
- Traiter mes mails 3 fois par jour. En général le matin, vers midi et le soir. Entre temps, je n’ouvre pas ma boite de réception, même si mon client mail est ouvert pour envoyer des messages. Bien sûr, j’ai désactivé toutes les notification d’arrivée d nouveaux mails (son, enveloppe à côté de l’horloge, …).
- A chaque traitement de vider la boite de réception.
- Déléguer ce qui peut être délégué.
- Certains messages nécessitant un traitement plus long sont plannfiés et mis dans le calendrier.
- Chaque message reçoit une réponse, même si c’est pour dire que je n’ai pas de réponse immédiate et que je traiterai tel jour à telle heure (selon la planification ci-dessus).
- « One touch rule »…